档案工作管理办法

(科资信发[2001]63号)

第一章                   

第一条  依据《中华人民共和国档案法》和中国科学院有关档案管理工作的法规、文件,为使档案管理规范化、制度化、科学化,结合中心实际情况,特制定本办法。

第二条  中心档案管理的宗旨是使所属各门类、各种载体的档案集中统一管理,维护档案的完整与安全,便于全中心各项工作的利用,充分发挥档案在各项工作中的作用。

第三条  档案是记载、反映中心科研管理和各项工作的重要史料和凭证,也是党和国家的宝贵财富,任何部门和个人均不得据为己有。

    第四条  档案工作应纳入中心领导议事日程和目标责任制,并列入本中心发展规划和计划,作为考核管理部门、业务部门和单位有关人员业绩的一项基本内容。每年视工作需要拨付必要的专项经费。

第五条  中心一名领导分管档案工作。综合档案室负责集中统一管理中心各种门类、各种载体的档案,归口中心党政综合办公室管理,设专职档案员。各部门(如业务处、财务室、物业办、基建办以及中心企业等单位)设置兼职档案员,分别协助管理相关部门的档案归档、建档工作。

第二章  档案工作职责

    第六条  中心主管领导职责

    (一)组织贯彻国家和中国科学院的有关档案工作的方针政策和法规,在档案工作的经费、库房、设施建设和人员配备等方面条件给予保障。

    (二)定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。

(三)搞好档案人员队伍建设,保证档案队伍的相对稳定,关心和支持档案人员的工作,积极创造条件,不断提高档案人员的政治业务素质。

    第七条  综合档案室职责

    (一)负责全中心各门类档案的集中统一管理,负责制订本中心综合档案实体分类大纲(详见附表1 综合档案分类大纲),负责档案专职人员的工作安排、库房的统一调配、条件保障等事宜。

    (二)负责制定本中心档案工作的长远规划和近期计划。

    (三)协助中心领导搞好档案队伍建设,负责档案人员培训。

    (四)根据国家和中科院有关档案工作的方针和法规,制定本单位档案工作管理制度。

(五)组织、监督、检查并协助档案人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档立卷、档案保管、借阅、鉴定等工作,检查验收档案是否完整、准确、系统。负责协调与其他各部门之间的工作关系。

    (六)确保档案安全,积极开发利用档案。

    第八条  专职档案人员岗位职责

    (一)认真学习党的方针、政策与专业知识,不断提高政治思想理论和业务水平,熟悉本中心各部门的职责范围和工作内容。

    (二)认真执行《档案法》和上级有关档案工作的政策和规定,做好档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计和利用等各项工作。

    (三)熟悉并掌握库藏档案的内容,编制各种适合本单位特点的检索工具,主动开展档案的利用工作,注意收集反馈信息,开展档案编研工作,不断提高档案管理水平。

    (四)制定并遵守档案工作的各项规章制度,监督、检查、指导兼职档案员工作。

    (五)对超过期限的档案要判定其保存价值,提出销毁和处理意见,由档案鉴定委员会审定。

    (六)定期向国家或院档案馆移交档案。

    第九条  兼职档案人员岗位职责

    (一)努力学习并贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《保密法》和档案管理的有关规定与制度等;积极配合、协助专职档案员开展工作。接受上级有关管理机关和中心综合档案室的业务检查、监督、指导。

(二)根据中科院《科研档案工作规范》和中心制定的“归档范围”,各部门(或课题)兼职档案员要负责收集、积累、整理应归档的文书、课题和其他档案材料,并及时立卷归档,保证文件的齐全、完整,严防文件材料的流失。

(三)按时向中心综合档案室移交档案材料。

第十条  档案人员上岗基本条件

    (1)政治上可靠,思想要求进步。人事档案管理干部必须是中共党员。

    (2)具有大专以上文化程度。

    (3)专职档案工作人员必须经过档案行政管理部门的业务培训,取得岗位资格证。不具备岗位资格的人员不能从事档案工作。兼职档案员要具备一定专业知识水平,并具有档案方面的知识和技能。

第三章  归档范围

第十一条  凡在中心各项活动中形成的,能反映事物全过程的,不同载体的,有保存价值的文件材料均需按此类归档。

第十二条  文书档案归档范围

(一)上级下发的工作文件,本中心需要贯彻执行和上级业务主管机关发来的文件。

(二)本中心在国外交往活动中与其他单位签订的各种协议、约定、经济合同及本中心财务活动、国有资产管理的各种记录。

(三)本中心形成的各类文件材料以及各类统计报表,党委会、中心会议记录及董事会会议记录等。本中心外事工作与国际合作交流的有关文件。

(四)本中心召开的各种会议形成的重要文件材料以及参加上级机关、有关部门召开会议、本中心的大会发言材料及经验交流材料等和带回有保存价值的文件材料。

(五)内部文件材料。重要电话记录、各项工作条例、制度、大事记、考核材料和中心出具的有关证明,干部、工人调配工资转移单和党、团、工会会员等有关介绍信存根,各类协议书、合同书、各种报表、先进事迹材料以及本中心职工花名册、死亡职工档案等。

(六)反映本中心活动的照片、影片、录像带、录音带等。

(七)重要的人民来信、来访材料等。

具体范围见《文书材料归档范围及保管期限表》。

第十三条  科技档案归档范围

(一)科研档案归档范围

1、开题报告、课题论证等材料;

    2、任务书(包括委托书、任务来源函件等);

    3、方案论证报告、方案审查会议纪要、预研报告、调研材料、考察报告等;

    4、审批文件、科学基金申请报告及批件等;

    5、合同、技术协议书、市场预测、应用前景分析、开发方案等;

    6、课题年度计划,执行情况报告(进度计划、进度简报等);

    7、试验、分析等原始记录(文字、曲线、数据、报表、图样、照片、磁盘、光盘、声像等);

    8、整理、筛选后的数据报告、报表、报告、照片、曲线、图册等;

    9、研究记录本、研究手稿、课题重点会议记录等;

    10、管理与技术的标准规范等;       

    11、阶段性报告、专题报告;

    12、总结与鉴定材料;

13、成果证书、奖励证书、专利申报审批材料;

14、发表的论文、专著、研究报告及课题相关资料。

(二)基建档案归档范围

1、基建工程项目申请及报告;

2、建设项目可行性研究报告及预算;

3、工程项目协议书或合同书;

4、上级有关部门的论证书、批复等;

5、工程设计图纸、施工方案、竣工验收报告等;

6、工程改造图纸等;

7、工程项目的预决算报告。

(三)设备档案的归档范围

1、外购及引进仪器设备的申请及批复;

2、购进及引进仪器设备的调查报告及论证材料;

3、定购协议书或合同书;

4、开箱验收报告;

5、随机文件说明书及安装调试报告和维修记录;

6、仪器设备的报废、申请、登记表及审批材料。

第十四条 专业档案归档范围

(一)财务档案归档范围

1、会计凭证

2、会计账簿

3、会计报表

4、工资名册

(二)名人及声像档案的归档范围

详见《中国科学院著名人物档案管理办法》和《中国科学院声像档案管理办法》科发办字20000274号)

第四章  立卷与归档要求

    第十五条  各部门应在平时注意收集档案材料,加强管理,并按中心档案预立卷制度中的程序规定认真做好预立卷工作

    第十六条  档案的立卷工作:科技档案和财务档案实行部门立卷。文书档案根据公文集中统一处理的实际,凡中心各部门办理完毕具有查考利用价值的文件,由档案室及时收集立卷。

    文书档案:综合档案室在年初应做好立卷、归档安排,并通知各部门和有关人员;各部门于二月份之前必须将前一年度形成的应归档的各种文件、材料交综合档案室。六月份前完成归档工作。

    科技档案:立卷完成、验收结束时接收归档。

    财务档案:期满之档案由财务室装订编造清册,于期满之年的五月份移交综合档案室。

    声像档案:随着材料的形成时间及时接收。

    第十七条  凡需归档的案卷,任何部门或个人必须将应归档的档案材料移交综合档案室,不得以工作需要为理由,长期保存在个人手中。

    第十八条  为便于立卷,保证案卷质量,应统一公文用纸格式,按《中国科学院公文处理办法》要求,规范书写,字迹清晰,禁用铅笔、水彩笔和圆珠笔书写、签批。

    第十九条  综合档案室对档案必须进行科学管理。将文书档案、科技档案、财务档案、声像档案按国家档案局规定的分类方法,分别进行分类、编目、排架、分库保管,做到分类科学、存放有序、查找方便。

    第二十条  应采用先进技术,实现档案管理的现代化。

第五章  档案的鉴定与销毁

    第二十一条  中心成立档案鉴定委员会负责档案的鉴定工作。对于没有保存价值、保管期限已满的且利用率不高的档案,由档案室提出销毁意见,经档案鉴定委员会鉴定后,编造销毁清册,报主管领导签字批准,由档案室案规定负责进行销毁。

    具体规定详见中心《档案鉴定与销毁制度》。

第六章  奖励与惩罚

第二十二条  根据中心《档案奖惩制度》,每年进行一次检查评比并奖惩。

第七章   

第二十三条  本办法自下发之日起执行,由中心党政综合办公室负责解释。

 

 

 

 

 

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