文件格式规定

科资信发[2001]1号)

第一章   

    第一条 为了加强中心文档工作的标准化、规范化建设,保持文件格式的统一 ,根据《国家行政机关公文格式》(国标GB/T9704-1999),参照中国科学院文件格式细则(科办[1999]040号文件),特制定本规定。

    第二条 中心文件包括:

    中国科学院资源环境科学信息中心文件

    中共中国科学院资源环境科学信息中心委员会文件

    中国科学院资源环境科学信息中心函

    中国科学院资源环境科学信息中心党委会议纪要

    中国科学院资源环境科学信息中心主任办公会议纪要

    以及以中心有关职能、处、室名义所发的文件等。

    第三条 对党政机关、中科院与分院及研究所、院外单位,一律以中心、中心党委的名义对外发文;对内发文的处、室仅限于有关职能部门。中心所属部门和非法人企业对外联系业务,采用便函的方式(函或通知),限定于一般事务性工作范围。中心各部门、各党支部向中心领导、党委的请示报告,以白板手写或打印均可。

第二章  中心和中心党委文件格式

    第四条  眉首格式

    1、文件眉首指公文首页红色反(横)线(中共中国科学院资源环境科学信息中心委员会文件横线中央有五角星)以上的各要素,包括发文机关标识(文件名称)、发文字号、秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人等内容。

    2、发文机关标识  由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;发文机关标识上边缘距版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘距版心上边缘为80mm。发文机关标识用初号(长体)小标宋体字或用一号小标宋字体双行排列,用红色标识。

    3、发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。置于发文机关标识(文件名称)之下、红色反(横)线之上,具体要求:在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。发文字号之下4mm处为红色反线中心代字为科资信发,中心党委代字为科资信党发。

    4、签发人 中心向党中央、国务院、中国科学院和兰州分院、地方党委与政府报送的请示、报告(上报公文),须标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋字体,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

    5、秘密等级和保密期限。文件密级分为绝密、机密、秘密3个等级,如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

    6、紧急程度。文件紧急程度分为特急、急件两种,如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

    第五条 主体格式  

    1、文件主体是指红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素,包括文件标题、主送机关、正文、附件、成文时间、公文生效标识等。

    2、文件标题文字应力求简明扼要,能概括文件主要内容,准确揭示文件种类,一般不用标点符号,但标题的正规名称要加书名号。文件标题在红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

    3、文件抬头即文件主送机关名称,应写全称或规范化简称,在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋字体标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。

    4、正文置于主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行

    5、附件 如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋字体标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.xxxxxx”);附件名称后不加标点符号。附件要与文件正文装订在一起,并在附件左上角第一行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。附件与文件正文不能装订在一起的,应在附件首页的左上角第一行顶格标识文件正文的发文字号,并在其后标识附件(或带序号)。

    6、成文时间 成文时间一般用领导同志签发批准日期。如领导同志批准后,因故不能及时发文,时间耽搁超过20天的,成文时间可由承办部门确定。成文时间用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。

    7、单一发文印章  单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm-4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。

    当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。

    8、联合行文印章  当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。

    当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;两印章间互不相交或相切;在最后排印章之下右空2字标识成文时间。

    9、特殊情况说明

    当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

    第六条 版记

1、版记主题词、抄送、印发机关、印发时间等要素。

2、主题词标引在文件末页左下端、抄送栏之上,按类别词、类属词、地区、文种的顺序排列,数量不超过5个。主题词用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空一字。

     3、抄送 文件若有抄送,在主题词下一行左空1字用3号仿宋字体标识“抄送”, 后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。同时抄送中心内外机关和有关领导,先排列外部机关和领导,后排列内部机关和领导(另起一行),并且按照机关的层次高低、领导职务的高低顺序排列。抄送机关之间的标点用法为:同一类型机关之间使用“、”号;不同类型的机关之间使用“。”号。

    4、印发机关位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占一行位置;用3号仿宋字体。印发机关左空1字,印发时间右空1字。中国科学院资源环境科学信息中心文件、中共中国科学院资源环境科学信息中心委员会文件、中心党、政办公室、业务处、人事处、监察室等文件,印发机关统为资源环境科学信息中心办公室。其他部门文件印发机关可以使用各部门的名称。

    5、印发时间以公文付印日期为准,用阿拉伯数码标识。

    6、版记中反线  版记中的各要素之下均加一条反线,宽度同版心。

    第七条 页码 

    页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单面印刷时,页码居右空1字。双面印刷时,单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页标识页码。

    第八条 公文中的表格

公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧。单面印刷时,页码置于表的左下角;双面印刷时,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。公文若需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可放分送,不放页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。

第三章  其他文件格式

    第九条 信函式格式

    中国科学院资源环境科学信息中心函,眉首统一使用中国科学院资源环境科学信息中心名称,上距页边30mm,用小初号小标宋体字标识。在发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关和双线均印红色

    第十条 中心党委函,眉首也统一使用中国科学院资源环境科学信息中心名称,文件标题之前加中共中国科学院资源环境科学信息中心委员会的名称。其它标识方法同中国科学院资源环境科学信息中心函。

    第十一条 会议纪要格式

    中国科学院资源环境科学信息中心党委会会议纪要、中国科学院资源环境科学信息中心主任会议纪要,不加盖印章。发文机关用小初号或1号标宋体;发文号只用年份、序号,标识在发文机关下方居中处;行文机关和发文时间分别在武文线上方左右两侧空1字排布。其它标识参照科资信发文件。

第十二条 以中国科学院资源环境科学信息中心办公室、中共中国科学院资源环境科学信息中心委员会办公室及其它有关部门的文件,眉首在统一使用中国科学院资源环境科学信息中心名称(信函格式)的基础上,在文件标题前和文件落款处加有关部门名称(基建办可使用中心文头),发文字号置于红色反线右下角,文件标题之上,紧急程度置于红色反线左下角、文件标题之上。无秘级。发文机关代字可分为:科资信办字、科资信党办字、科资信业字、科资信建字、科资信监审字等五类。函件机关代字分为:科资信办函字、科资信党办函字两种。其它标识参照科资信发文件格式,不作硬性规定。

第四章  公文用纸、排版与印刷装订要求

第十三条  公文用纸技术指标

    使用60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%--90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,PH值为7.5—9.5。

第十四条  公文用纸幅面及版面尺寸

    采用A4型纸,其成幅面尺寸为:210mm×297mm。

    公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm

    公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm

    版面尺寸为: 156mm×225mm(不含页码)

第十五条  排版规格

    正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。

第十六条  印刷要求

黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划

第十七条  装订要求

公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两订订锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。平订订锯与书脊间的距离为4mm-5mm;无坏订、漏订、重订、订脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm,四角成90Ο无毛茬或缺损

第十八条  式样

    A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1;公文首页版式见图2、图3;上报公文首页版式见图4、图5;联合行文公文末页版式见图6;信函公文版式见图7、图8 ;会议纪要版式见图9、图10;部门公文版式见图11(图1—11略)。

 

附录:

中国科学院公文主题词表

(科办[1999]039号  中国科学院办公厅1999年12月修订)

    为适应办公现代化的要求,便于计算机检索和管理公文,特编制《中国科学院公文主题词表》(以下简称词表)。词表主要用于中国科学院印发的文件和院属各单位上报院机关及其各部门的文件。

    一、编制原则。词表结构务求合乎逻辑,具有较宽的涵盖面,便于使用。

    二、词表体系结构。词表共由12类672个主题词组成,分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类,如“科技管理”、“开发经营”类等。第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如“科技管理”中的“计划”、“财务”、“项目评估”等。第三层是类属词。如“规划”、“统计”、“指标”等。第二层和第三层统称为主题词,用于文件的标引。

    三、主题词标引方法

    (一)一份文件的标引,除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上,顶格写。

    (二)标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。如《关于申请水稻基因组测序研究项目经费的请示》,先标类别词“生物学”,再标类属词“项目”、“经费”,最后标上“请示”。

    (三)根据需要,可将同类的主题词进行组配标引。如《关于研究所体制改革的决定》,可标“研究所  体制  改革  决定”。

    四、词表管理。本词表由中国科学院办公厅负责管理和解释,具体工作由文书处承办。本词表自2001年1月1日起执行,1995年修订的词表同时废止。

 

中国科学院公文主题词表

01.学科(31个)

数学  力学  化学  农学  林学  药学  物理学  天文学  生物学 

水产学  教育学  统计学  考古学  管理学  材料科学  地球科学 

机械工程  化学工程   水利工程  核科学技术   测绘科学技术  能源科学技术  环境科学技术   安全科学技术   动力电气工程   工程与技术科学  基础科学  计算机科学技术          航空、航天科学技术         电子、通信与自动控制 

图书馆、情报与文献学       信息科学与系统科学

 

02.科技管理(82个)

02A 计划

规划 统计 指标  分配 采购

02B 财务

会计  报表  经费  税务  审计  拨款  贷款  预算  概算  决算  资金 

基金  奖金  补贴  补助  债务  利润  资产  周转金  事业费  运行费

02C 项目、评估

课题  立项  军工  评估  验收  预研  中试  专项  评审  网络 

攀登项目  攻关项目   重点项目   初步设计   科学工程  可行性研究报告  项目建议书

02D 机构

体制  职能  编制  精简  变更  试点  整合  换届 分院  京区  中心 

基地  台站  工厂  研究所  植物园  实验室  课题组  专家组   研究院 

分类定位  专家委员会  知识创新工程

02E 成果、知识产权

商标  专利  版权  鉴定  发明  技术推广  科技进步奖  自然科学奖 

技术发明奖

 

03.开发经营(39个)

03A 企业

公司  股东  董事  监视  经理  合资  股份   章程  执照  注册  股份制  境外企业

03B 经营

合同  协议  代理  上市  股票  投标  贸易  外贸  金融  外汇  仲裁 

清算  破产  年检  投资  清产核资

03C 开发

新产品  进出口  自动化  产学  技术创新  技术改造  工业性试验 

地方合作

 

04.出版、文献情报(9个)

报刊  新闻  音像  标准  图书  登记  广告  印刷  著作权 

 

05.基本建设(25个)

基建  扩建  土地  征地  拆迁  调整  调拨  租赁  报废  住宅  房改 

认证  防灾  人防  抗震  仪器  设备  监理  原材料  招投标  意向书

任务书  零星基建  园区建设  执法检察

 

06.国际合作与交流(23个)

合作  豁免  出访  出国  签证  护照  来访  会见  外宾  海关  出入境   备忘录  港澳台  国际会议  国际组织  外籍华人  外资外贷  世界银行     亚洲银行  世界实验室  接待计划  荣誉称号  客座职务

 

07.人事教育(64个)

07A 人事

干部  职员  录用  任免  专家  履历  聘任  辞退  辞职  职称  待遇 

安置  调配  表彰  奖励  交流  考核  人才  离退休  行政人员 

研究人员  技术人员  外派人员  流动人员  访问学者  科技副职 

领导班子  后备干部

07B 劳动

分配  就业 招聘  保险  保护  劳务  事故  工人  复员  专业   合同制   社会保障

07C 工资

津贴  奖金  福利  收入  奖惩

07D 教育

学校  学位   学籍   招生  留学   培训  教师   教材   课程   科普

研究生  博士后  奖学金  成人教育  职业教育

 

08.安全、监察(20个)

08A 安全

保卫  消防  案件  事件  检查  治安

08B 监察

立案  审理  纪检  执法  贿赂  检举  贪污  违纪  处分  经济责任 

廉政建设 

 

09.文秘、行政(60个)

09A 文秘工作

机关  摘要  印章  信访  督察  保密  公文  档案  会议  文件  提案 

讲话  总结  汇报  建议  意见  题词  条例  办法  细则  规定  方案

决定  指示  通知  通报  报告  请示  批复  评选  宣传  信息  会议纪要 

09B 行政事务

行政  参观  措施  调查  考察  礼品  捐赠  服务  出席  法人  组织 

领导  政策  休假  节假日  工作制度  纪念活动

09C 行政后勤

卫生  绿化  房地产  交通安全  社区服务  计划生育

 

010.党群工作(20个)

党风  党建  工会  协会  学会  文联  统战  宗教  侨务  妇女  青年  团体  选举  共产党  共青团  职代会  民主党派  人大代表  政协委员  精神文明

 

011.学部(11个)

院士  资深院士  外籍院士  增选  章程  咨询  基金会  委员会  陈嘉庚奖  候选人  学部主席团

 

012.行政区域(288个)

012A 中国行政区域

北京  天津  河北  山西  内蒙古  辽宁  吉林  黑龙江 上海  江苏

浙江  安徽  福建  江西  山东  河南   湖北  湖南  广东  广西  海南    四川  贵州  云南  西藏  重庆  陕西    甘肃  青海  宁夏   新疆

台湾  香港  澳门  石家庄 太原  沈阳  大连  长春  哈尔滨  南京  合肥  福州  庐山  青岛  郑州   开封  新乡   武汉  长沙  广州    深圳  成都  贵阳  昆明  西安  兰州   西宁  乌鲁木齐   

 

012B 世界行政区域

亚洲  中国   蒙古   朝鲜   韩国   日本  越南   老挝  柬埔寨  缅甸 

泰国  马来西亚  新加坡  文莱  菲律宾  印度尼西亚   东帝汶 尼泊尔 锡金  不丹  加拉国 印度 斯里兰卡 

马尔代夫   哈萨克斯坦   吉尔吉斯斯坦  塔吉克斯坦  乌兹别克斯坦   

土库曼斯坦  格鲁吉亚        阿塞拜疆  亚美尼亚  巴基斯坦  阿富汗  伊朗   科威特   沙特阿拉伯   巴林   卡塔尔   阿联酋   阿曼   也门   伊拉克  叙利亚  黎巴嫩  约旦  巴勒斯坦   以色列  塞浦路斯  土耳其

 

欧洲 冰岛 法罗群岛   丹麦   挪威   瑞典 芬兰 爱沙尼亚拉脱维亚        立陶宛   俄罗斯   白俄罗斯    乌克兰    摩尔多瓦        波兰   捷克    斯洛伐克    匈牙利   德国   奥地利  列支敦士登     瑞士    荷兰     比利时      卢森堡   英国     爱尔兰   法国  摩纳哥    安道尔  西班牙  葡萄牙    意大利      梵蒂冈   圣马力诺     马耳他    南斯拉夫    斯洛文尼亚    克罗地亚     波黑    马其顿       罗马尼亚    保加利亚   阿尔巴尼亚     希腊

   

非洲  埃及  利比亚  突尼斯  阿尔及利亚  摩洛哥  西撒哈拉   毛里塔尼亚    塞内加尔   冈比亚   马里    布基纳法索   佛得角   几内亚比绍  几内亚   塞拉利昂   利比里亚  科特迪瓦  加纳  多哥  贝宁  尼日尔    尼日利亚    喀麦隆  赤道几内亚  乍得  中非  苏丹  埃塞俄比亚  吉布提  索马里     肯尼亚  乌干达  坦桑尼亚  卢旺达  布隆迪  果民主共和国  刚果   加蓬  厄立特里亚  圣多美和普林西比  安哥拉   赞比亚   马拉维    莫桑比克  科摩罗  马达加斯加  塞舌尔  毛里求斯  留尼汪  津巴布韦    博茨瓦纳  纳米比亚  南非  斯威士兰  莱索托  勒拿

 

大洋洲  澳大利亚  新西兰  巴布亚新几内亚  所罗门群岛  瓦努阿

新喀里多尼亚  斐济  基里巴   瑙鲁   密克罗尼西亚联邦  马绍尔群岛共和国      北马里亚纳群岛自由联邦  关岛  图瓦  瓦利斯群岛和富图纳群岛    西萨摩亚   美属摩亚   纽埃  托克  库克群岛  汤加  法属波利尼西亚     皮特凯恩群岛

    美洲  格陵兰  加拿大  圣皮埃尔和密克隆  美国  百慕大  墨西哥  危地马拉    伯利兹  萨尔瓦尔   洪都拉斯   尼加拉瓜  哥斯达黎加  巴拿马    巴哈马   特克斯群岛和凯科斯群岛  古巴  群岛  牙买加  海地  多米尼加    

波多黎各   美属维尔京群岛    英属维尔京群岛  圣基尼维   安圭拉  安提瓜和巴布达  蒙特塞拉特  瓜德罗普  多米尼克   马提尼克   圣卢西亚    圣文森特和格林纳丁斯    巴巴多斯     格林纳达     特立尼达和多巴哥   荷属安的列斯    阿鲁巴  哥伦比亚  委内瑞拉  圭亚那  苏里南  法属圭亚那   厄瓜多尔     秘鲁  巴西  玻利维亚  智利  阿根廷  巴拉圭  乌拉圭

 

 

 

 

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