公文处理办法

(科资信发[2001] 54号)

第一章   

第一条                 为做好公文处理工作,使之规范化、制度化、科学化,根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和中国科学院公文处理办法,结合中心实际情况,制定本办法。

第二条              公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条              公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、规范、安全。

 第二章  公文种类

第四条  中心公文种类主要有:

(一)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关(单位)不适当的决定事项。

(二)通知

适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,发布规章制度,传达要求下级机关(单位)办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免和聘用人员。

(三)通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。

(四)报告

适用于向上级机关或有关主管部门汇报工作、反映情况、答复上级机关或有关主管部门的询问。

(五)请示

适用于向上级机关或有关主管部门请求指示、批准。

(六)批复

适用于答复下级机关(单位)的请示事项。

(七)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(八)函

适用于不相隶属机关(单位)之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(九)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

    第五条  公文一般由文件眉首(文件名称、秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人)、文件主体(标题、主送机关或单位、正文、附件、成文日期、印章、附注)、版记(主题词、抄送与印发机关、印发日期)等部分组成。中心和中心党委文件及部门文件的具体格式标准和要求详见《中科院资源环境科学信息中心文件格式规定》(科资信发[2001]1号)。

第六条  主题词应按最新修订的《中国科学院公文主题词表》标引。

第四章  行文规则

第七条  凡属行政事项,以行政名义行文;凡属党务事项,以党组织的名义行文。

    第八条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

    第九条  对党政机关、中科院与分院及研究所、院外单位,一律以中心、中心党委的名义对外发文;对内发文的部门仅限于有关职能部门。中心所属业务部门和非法人企业对外联系业务,采用便函的方式(函或通知),限定于一般事务性工作范围。中心各部门、各党支部向中心领导、党委的请示报告,均应正式打印并盖章。

    第十条  “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关(单位)的,应当用抄送形式,但不得抄送下级机关(单位)。“报告”不得夹带请示事项。“请示”应当逐级上报,不得越级。中心向院行文请示时,应当同时抄送分院。

    第十一条  除院领导直接交办的事项外,中心不得以单位名义向院领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章  发文办理

第十二条  发文办理指制发公文的过程,包括拟稿、审核、签发、印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

    第十三条  草拟公文应当做到:

(一) 符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三) 公文的文种应当根据行文目的、发文机关(单位)的职权和主送机关(单位)的行文关系确定。

(四)  拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五) 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)  结构层次序数,应按规范标写,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

    (七)使用国家法定计量单位

    (八)文中使用非规范化简称,应当先用全称并在括号内注明简称。适用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

    (九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,均应使用阿拉伯数字。

    (十)手写文稿一律用钢笔或碳素笔书写,打印文稿需有拟稿人和签发人签字,方可做原稿存档。

    第十四条  公文送负责人签发前,应当由办公室进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定,以及字、词、句、标点是否准确、规范等。

    第十五条  以中心名义制发的公文,由中心主任签发。中心主任不在时,由主持工作的其他领导代签。以党委名义制发的公文,由党委负责人签发。签发后的文稿即为定稿,原则上不得再作改动,确需要改动的要征得签发人同意。需要会签的公文,要在中心领导签发前完善会签手续。

    第十六条  正式印刷前,办文部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。

    第十七条  公文校对由拟稿部门负责,要确保与原文无差错。印好的公文由承办部门负责盖章、登记和分发。

    第十八条  经加盖公章的公文为正式发文,必须在分发时按规定留下领导签字的稿本和两份正本交档案室立卷存档。

第六章  收文办理

    第十九条  收文指中心外部的来文,包括上级、平级、下级三种文件。收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办等程序。

(一)签收

    机关的来文主要是通过传递和邮寄信件收文,收发人员签收到信后,要进行分检,将个人信件和部门信件检出分送。

(二)登记

    文档室对机关信件进行拆封、查点。要分门别类在收文簿上进行登记。各部门收到或者带回来的外来文件,均应交到文档室,统一登记处理。收文登记要逐件逐项认真进行,不能马虎从事,不可随意简化,每件登记入簿的文件均要在右上角加盖收文戳记,以便文件运转、查找、利用和管理。

(三)分发、批办

    文件登记后要按规定进行分送,一般文件送办公室主任签拟办意见,然后按拟办意见分送领导批示或交承办部门办理。

(四)承办

    承办部门收到交办的公文后应及时办理,不得延误、推诿。对已批办的文件在运转中要注意轻重缓急,做到急文急办理。急办文件要求1至2日、一般文件3-4日内办理完毕,然后将文件退回文档室。

    (五)催办

    送领导批示和承办部门办理的文件,办公室应按要求及时提醒并督促承办人员在规定的时间内把事情办完。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

    (六)传阅

1.     属传阅文件,只需一个部门内传阅的文件最长不超过5天;两个以上部门传阅的文件在本部门传阅的时间最长不超过3天。

2.     传阅文件需要在部门留用时,要到文档室说明理由并征得同意后方可留用,留用期间一定要严格按照保密规定进行保管。

3.所有文件均以文档室为枢纽,以纵向往返式进行传递,不允许横向传递,以免出现文件漏传、失传、误传、误办、丢失等现象。

第七章  公文立卷、归档

    第二十条  公文办完后,应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,以便与保管和利用。

    第二十一条  归档公文或案卷应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。

第八章  公文管理

第二十二条  文档室是中心文件管理的机要部门,也是文件传递运转的中枢。所有文件要由文档室专人统一收发、审核、用印并分类妥善保管,做到文件入柜,有条不紊,标识清楚,以便查找和使用。

第二十三条  秘密文件要严格按照保密工作的有关规定办理,严禁泄密。

    第二十四条  每年第一季度对上年度及其以前的文件进行整理鉴定,对有保存价值属于归档范围的公文,按照有关规定立卷归档;对不具保存价值的公文进行登记造册,经鉴别和领导批准后按有关规定进行销毁。

第九章   

第二十五条  本办法自公布之日起执行,由办公室负责解释。

 

 

 

 

 

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